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SAD implanta Sistema de Gestão Pública inédito no país
20 de Abril de 2018
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A Secretaria de Administração de Pernambuco (SAD), em iniciativa capitaneada pelos Gestores Governamentais (GGOvs), implanta o Sistema PE Integrado, um sistema inédito no Brasil que reduz burocracia, gera eficiência e diminui o tempo operacional dos processos na gestão pública.
O Sistema PE Integrado foi implementado em novembro de 2017 e integra as áreas meio da Administração Pública Estadual, desde o pedido da compra (nascimento da demanda) até a entrada da mercadoria no estoque, garantindo a rastreabilidade de todo o ciclo de vida do bem. “É um sistema que conseguiu integrar ineditamente as áreas de compras, financeira, contábil e patrimonial, um cenário pioneiro na área pública no país”, destaca Gisele Gomes, GGOV administrativa e Gerente Geral de Patrimônio, Arquitetura e Engenharia do Estado.
Um dos principais benefícios diretos do sistema, tanto para o governo, quanto para a população é a celeridade processual. Através dele, produtos de primeira ordem ou contratações emergenciais podem ser adquiridos com muita mais agilidade, através de um tramite burocrático bem menor. Antes, um processo de compra que durava em média 15 a 30 dias, por exemplo, com a implantação do sistema é possível ser concluído em apenas um dia. Destacando-se que, durante uma visita de analistas do Banco Mundial – BIRD - (financiadores do projeto) os representantes da instituição financeira registraram que nunca viram experiência similar na área pública em outros países.
Desde o início, já no planejamento da aquisição da ferramenta, os Gestores Governamentais compunham a equipe responsável pelo projeto, apoiando diretamente na construção do termo de referência: “Sem eles, o projeto como um todo dificilmente teria acontecido”, registra Wagner Lyra, GGOV administrativo e Gerente Geral de Compras, Contratos e Cadastros do Estado.
O projeto é conduzido pela SAD em conjunto com a Agência Estadual de Tecnologia da Informação (ATI). Na SAD, atuam em conjunto a Gerência de Sistemas Integrados de Gestão (GESIG) e as Gerências Gerais Corporativas. A Gerência de Sistemas Integrados de Gestão, através de Kilma Lima, é responsável pela implantação e operacionalização do sistema e as capacitações dos usuários. As Gerências Gerais Corporativas da SAD abrangem a Gerência Geral de Licitações do Estado, com Kaline Filgueiras (GGOV), a Gerência Geral de Compras, Cadastro e Contratos do Estado, com Wagner Lyra (GGOV), e a Gerência Geral de Patrimônio, Arquitetura e Engenharia do Estado, com Gisele Gomes (GGOV). Essas gerências respondem pelas definições dos procedimentos no sistema e fizeram o levantamento dos fluxos no Estado como um todo, criando um fluxo padrão para que o sistema estivesse adequado integralmente ao ser implantado. É um trabalho contínuo, em constante evolução, dado as especificidades e complexidades dos vários órgãos e entidades estaduais.
Na ATI, Flávia Danzi, da Gerência de Aplicações e Sistemas, é a Gestora Técnica do Projeto, e atua na área de Tecnologia da Informação (TI), englobando toda a guarda do sistema, o controle de documentação técnica e evolução.
Além disso, outros stakeholders também são envolvidos no processo como a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), responsável pelo sistema financeiro e contábil do Estado, com o qual o PE-Integrado está diretamente integrado. “Agora, é tudo automático, sem margem para erros como os que aconteciam no passado, como de digitação, por exemplo.”, lembra Kilma.
Em função de sua complexidade e tamanho (são cerca de 139 Unidades Gestoras no Estado), a implantação do sistema foi dividido em cinco etapas: a primeira abrange os módulos de Compras e Licitações (que está em andamento), seguida das etapas de implantação do módulos de: Gestão de Patrimônio Imóvel, Contratos, Almoxarifado e Gestão de Patrimônio Móvel. “A previsão é de que até o mês de junho desse ano a primeira etapa seja finalizada, seguida da segunda, prevista para o mês de dezembro do corrente”, anuncia a gerente Kilma Lima.
A expectativa é de que, quando todas as etapas do Sistema PE Integrado estiverem concluídas, um dos grandes ganhos seja na parte contábil, porque o sistema vai comportar o surgimento da demanda, a licitação e a entrada do bem. Tudo ficará registrado no sistema, contabilizado na conta contábil correta: e isso nunca aconteceu no estado de Pernambuco, tão pouco no país. Atualmente, a parte de Compras e Licitação já está funcionando em todo estado e isso significa que tudo o que está sendo comprado está sendo registrado em tempo real, de uma caneta a uma obra de milhões de reais. Em breve, a Gestão dos Imóveis também será controlada pelo sistema.
Para a GGov Kaline Filgueiras, “O fundamental no sistema é a mudança de cultura. Os órgãos trabalhavam isoladamente, cada um à sua maneira, sem um fluxo ou procedimento padrão. Cada compra era feita de uma forma, sem valores de referência de mercado, passando por inúmeras aprovações. E quando não há padrão na forma de execução não se consegue obter informação consolidada sobre compras porque nada fica registrado em nenhum lugar, além do papel. Agora, temos a capacidade de obter informação e, com ela, planejar mais eficientemente o orçamento para o exercício do ano seguinte”, analisa.
A expectativa é de que até o final de 2020 todos os módulos do sistema estejam rodando em todo o estado.
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